Un accès simple et centralisé
Accessible depuis votre espace administrateur, retrouvez la gestion des formations dans la brique "Formation", puis dans l’onglet "Demande". Cet espace réunit l’ensemble des demandes émises, que ce soit par les collaborateurs, les managers ou l’administration RH.
Une vision 360° sur les demandes de formation
Toutes les demandes sont centralisées en un seul endroit, facilitant leur traitement et leur suivi. L’outil permet de :
- Recueillir les demandes des collaborateurs et managers
- Les soumettre à un workflow de validation personnalisable
- Les inscrire directement dans un plan de formation
D’où viennent les demandes de formation ?
Avec ZOLA, les demandes peuvent provenir de plusieurs sources :
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Collaborateurs : directement depuis leur espace, via l’onglet "Formation", le "Catalogue" ou l’entretien annuel.
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Managers : ils peuvent faire une demande pour un membre de leur équipe, suivre les demandes en cours et valider ou rejeter celles de leur périmètre.
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Administrateurs RH : ils peuvent aussi créer et suivre l’ensemble des demandes de formation.
Un processus de validation 100% personnalisable
L’un des atouts majeurs du module est la flexibilité du workflow de validation. Chaque entreprise peut configurer son propre processus :
Exemple de workflow personnalisable :
- Validation Manager
- Validation RH
- Organisation de la formation
- En cours
- Terminé
Cas d’usage concret : Une entreprise souhaite mettre en place un processus impliquant une double validation (Manager puis RH), avec des notifications automatiques à chaque étape. Grâce à ZOLA, ce processus est facilement configuré et fluidifie la gestion des demandes.
Comment traiter et suivre les demandes ?
Étape 1 : Collecte des demandes
Toutes les demandes sont rassemblées dans un tableau récapitulatif, avec un statut attribué à chacune. Les demandes peuvent être filtrées par source, par statut ou par étape de validation.
Exemple : Un manager identifie un besoin de formation pour son équipe. Il soumet une demande qui remonte automatiquement dans le tableau, facilitant le suivi et l’organisation.
Étape 2 : Gestion et validation des demandes
En cliquant sur une demande, vous accédez à une fiche détaillée, permettant de renseigner et de modifier plusieurs informations :
- les caractéristiques
Vous pouvez tout à fait modifier l'intitulé et la description. C'est également ici que vous pourrez lier votre object du catalogue afin de faire le lien entre les deux et éviter la double saisie.
- Liste des apprenants et des validateurs impliqués
- Planification et inscription à une session de formation
- Coûts prévisionnels, durée et Source de financement (CPF, OPCO…)
- Informations administratives
- Documentation et pièces jointes
Intégrez des documents et rendez-les visibles sur le profil des collaborateurs concernés.
Une fois soumise, chaque demande suit le processus de validation établi, passant par les différentes étapes jusqu’à sa finalisation.