Cet ensemble de fonctionnalité est accessible via le module formation de Zola ! Il vous permet d'intégrer les taches liées à l'administration de la formation directement dans vos sessions !
1- Qu’est que la gestion des tâches dans le module formation ?
La gestion des tâches est un ensemble de fonctionnalité vous permettant d’associer des tâches à une session de formation.
Ces tâches seront attribués à un responsable formation. Elle ou il pourra accéder à une interface regroupant toutes les tâches administratives.
Dans la plupart des cas, il s’agit de tâches administratives.
2- Créer des templates de tâches
Pour faciliter la création des tâches à effectuer pour une session de formation, vous pouvez définir des “templates de tâches”.
Pour chaque session, vous pourrez alors automatiquement associer ces tâches.
Pour créer vos templates de tâches, accéder à la page de "Configuration" puis "Formation"
Il vous faudra d’abord créer des groupes de tâches, puis des tâches.
Pour chaque tâche, vous devrez choisir un "nombre de jours". Ce nombre permettra d'ajouter automatiquement une date limite de réalisation pour la tâche. En d'autres termes, cela vous permet de définir à quel moment une action doit être effectuée par rapport au début de votre session. Vous pouvez également créer des tâches qui doivent être réalisées avant le début de la session. Pour cela, il suffit d'ajouter un "-" devant le nombre de jours.
3- Associer des tâches à une session
La prochaine étape est d’associer des tâches à une session.
Une fois votre session de formation créée, rendez-vous dans l’onglet “tâches” de votre session. Cliquez sur le bouton “Ajouter des tâches” en haut à droite.
Vous pourrez alors :
- Choisir le groupe de tâche
- Le responsable par défaut (modifiable ensuite)
- La date de référence qui permet d’automatiquement ajouter une date limite pour la tâche (par défaut la date de début de session)
Au sein de chaque session vous avez également la possibilité de lier des questionnaires qui seront envoyés aux apprenants de la session.
4- Piloter l’ensemble des tâches
En tant qu' administrateurs / responsable RH vous pouvez piloter l’ensemble de vos tâches sans avoir à entrer dans chaque session. Pour cela, rendez vous dans l'onglet "Taches" dans votre brique formation.
A savoir : cliquez sur une ligne du tableau pour accéder directement à la session concernée par la tâche.
5- Quelques exemples :
Template de taches génériques :
1) Enregistrement Convention signée. - 40 jours avant la session
2) Enregistrement du programme. - 40 jours avant la session
3) Réservation de la salle - 40 jours avant la session
4) Réservation Déjeuner - 40 jours avant la session
5) Relance de l'organisme de formation - 15 jours avant la session
6) Communication du programme - 7 jours avant la session
7) Enregistrement Feuille de présence. 10 jours après la session
8) Validation des apprenants 10 jours après la session
9) Enregistrement Facture Organisme 15 jours après la session
10) Enregistrement Facture Petit déjeuner. 15 jours après la session
11) Enquête a froid 30 jours après la session
Temple de tâches : Formation avec un organisme de formation
1) Création de la session - 40 jours avant la session
2) Organisation logistique - 35 jours avant la session
3) Validation du Devis - 35 jours avant la session
4) Réception du programme - 20 jours avant la session
5) Réceptionner la feuille d'émargement 5 jours après la session
6) Récupérer la facture de l'OF 5 jours après la session
7) Régler la facture de l'OF 7 jours après la session
Template de taches : Formation avec un organisme de formation en visio
1) Validation logistique et organisationnel avec l'OF - 40 jours avant la session
2) Organisation du créneau de formation - 20 jours avant la session
3) Invitation des apprenants + - 15 jours avant la session création de l'évènement dans leur calendrier
4) Partager le programme - 7 jours avant la session
5) Communication / Rappel Apprenants - 4 jours avant la session
6) Emargement 1 jours après la session
8) Questionnaire à chaud 1 jours après la session
7) Paiement de la facture 3 jours après la session