Lancer une campagne manuelle

Le Lancement d’une campagne se fait en plusieurs étapes :

1- Le choix du questionnaire :

La première étape consiste à sélectionner le questionnaire que vous souhaitez envoyer à vos collaborateurs dans le cadre de cette campagne.

Vous pourrez choisir parmi tous ceux que vous avez créés sur l’outil !

2- Les paramètres de la campagne :

• Les caractéristiques de la campagne

- Donnez un titre à votre campagne (par défaut, celui du questionnaire sélectionné sera utilisé).
- Ajoutez une description pour préciser aux collaborateurs les objectifs de l’entretien.
- Désignez les responsables de la campagne.
- Sélectionnez le type de campagne concerné.
Indiquez les dates de fin de préparation et de clôture de la campagne.

À savoir : Ces dates sont indicatives et ne bloquent pas l’avancement de la campagne.

• Les options de préparation des entretiens

Vous avez la possibilité d’ouvrir la préparation des entretiens aux évalués et/ou aux évaluateurs, avec plusieurs options :

- Les collaborateurs peuvent préparer leur entretien.

- Les évaluateurs peuvent préparer leur entretien.

- Les évaluateurs peuvent consulter les préparations des collaborateurs avant la phase d’échange. 

À savoir : Les collaborateurs n’ont pas accès aux préparations de leurs évaluateurs avant l’échange. Une fois l’entretien en cours, les préparations des deux parties deviennent visibles.

• L'alerte RH (demandez à activer cette option sur votre espace)

Grâce à cette fonctionnalité, les évaluateurs peuvent signaler un point particulier à l’équipe RH à la clôture de l’échange. Une liste de thématiques peut être définie en amont, comme : Risque de démission / Demande d'augmentation / Harcèlement / Mobilité interne ...

Comment l’activer ? Contactez votre référent Zola pour activer cette option sur votre espace

• Les demandes de formation

Lors de leur entretien, les collaborateurs (et leurs managers) peuvent soumettre des demandes de formation :

- Soit depuis un catalogue de formations intégré à l’outil.

- Soit de manière libre.

Si vous avez souscrit au module TMS de Zola, vous pourrez également choisir sous quel statut les demandes seront enregistrées, selon votre workflow de validation.

• L'historique des formations (souscription au module formation nécessaire)

Sélectionnez une période donnée et affichez toutes les formations suivies par vos collaborateurs sur cette période !

Choisissez aussi le statut des formations qui doivent ressortir dans l'entretien !
Par exemple: Si je veux faire ressortir uniquement les formations qui ont été validés par mon collaborateur, je sélectionne le statut "Validé". 

 

• Historique d'entretien

Comme pour les formations, vous pouvez faire remonter les derniers entretiens réalisés par vos collaborateurs sur une période définie.

3- Le choix des évalués

Choisissez ici la population concernée par votre campagne d'entretien !

Utilisez les filtres disponibles pour vous aider. Vous y retrouverez notamment vos groupes collaborateurs ! 

4- Le choix des évaluateurs

Les évaluateurs principaux
Ils sont généralement les managers directs des collaborateurs. Leur rôle est essentiel puisqu’ils :

• Planifient les entretiens,
• Préparent les échanges,
• Signent les comptes rendus.

Les évaluateurs secondaires
Ils disposent d’un droit de visibilité sur les entretiens et peuvent préparer l’évaluation des collaborateurs qu’ils suiven.

Pour simplifier le paramétrage, vous pouvez attribuer les évaluateurs en masse en fonction des liens hiérarchiques existants. Vous pouvez ainsi désigner en tant qu’évaluateurs principaux ou secondaires :

• Le responsable opérationnel (N+1 - le manager direct),
• Le N+2,
• Le responsable RH.

5- Prévisualisation des entretiens

Cette étapes de prévisualition vous permet de faire un dernier check sur la population évaluée et évaluateur, vous pourrez tout à fait apporter des modifications si nécessaire.

6- L’envoi des notifications aux collaborateurs

Zola vous permet d’envoyer des notifications par e-mail directement depuis la plateforme. Plus besoin de passer par un outil externe : en quelques clics, vos collaborateurs et évaluateurs reçoivent toutes les informations nécessaires pour bien préparer leur entretien ! 

Vous avez la possibilité de personnaliser les e-mails envoyés à vos collaborateurs et à leurs évaluateurs. 

 

Votre campagne est maintenant prête à être lancé ! 

N'oubliez pas d'utilisez la fonctionnalité "Test" pour tester vos campagnes d'entretien !