Les sessions de formation

Une session de formation correspond à une formation “programmée” à des dates données, pour un groupe d’apprenants (ou en inscription libre). C’est l’objet qui vous permet de passer d’une formation “au catalogue” à une formation réellement planifiée et réalisée.

Concrètement, les sessions vous servent à :

• planifier une formation (dates, horaires, lieu / visio)
• inviter les apprenants (et suivre qui participe)
• piloter la réalisation (présence, heures réalisées, coûts, documents)
• analyser les retours (notation, questionnaires, etc.)

Vocabulaire

• Session : l’événement de formation (ex. : Excel – Avril 2026), qui regroupe toutes les informations de planification et de suivi.
• Classe (créneau) : un moment synchrone (ex. : lundi 9h–12h) où les apprenants vont se retrouver en présentiel/distanciel pour effectuer la formation. Une session peut contenir un ou plusieurs créneaux.
• Session ouverte à l’inscription : une session où les collaborateurs peuvent s’inscrire en autonomie depuis leur espace / le catalogue (dans la limite des places définies).

1. Création d’une session de formation : 3 cas de figure

Tout se passe depuis votre espace administrateur, dans la brique "Formation", onglet "Sessions". C’est ici que vous créez, suivez et pilotez toutes vos sessions de formation.

1. À partir de plusieurs demandes de formation

Vous avez reçu plusieurs demandes autour d’un même thème (ex. : Excel) ? Sélectionnez-les depuis l’onglet "Demandes", puis cliquez sur "Créer une session". ZOLA permet de regrouper alors ces demandes dans une seule session.

2. Depuis une seule demande

Ouvrez la demande concernée, puis allez dans l’onglet "Planification" pour initier la session depuis cette demande.

3. Sans demande spécifique

Pour les formations obligatoires (ex. : risques psychosociaux, RGPD, sécurité), vous pouvez créer une session directement depuis l’onglet "Sessions ", sans passer par une demande.

Exemple : votre entreprise organise une formation annuelle obligatoire sur les risques psychosociaux. Vous créez une session depuis l’onglet Sessions, sélectionnez les collaborateurs concernés, et c’est parti !

2. Les étapes de création d’une session

Étape 1 – Associer la session à une formation du catalogue

Chaque session doit être liée à une formation présente dans votre catalogue. Si la session est issue d’une demande déjà liée au catalogue, cette étape est automatiquement renseignée.

Étape 2 – Personnaliser la session

Vous pouvez notamment :

• modifier le titre
• renseigner la date de début et de fin
• associer la session à un plan de formation
• ajouter des tags, l’organisme de formation, etc.
• ajouter des convocations au format PDF (les apprenants les retrouvent dans l’e-mail d’invitation et sur leur espace)

Étape 3 – Choisir les apprenants

Ici, vous pouvez :

• sélectionner les apprenants manuellement
• utiliser des filtres pour cibler une population précise
• importer une liste d’apprenants (ex. : séminaire, liste déjà établie) au format ZOLA - le modèle est disponible via le bouton d’import

Étape 4 – Définir les créneaux (les classes)

• indiquer la date et les horaires précis de la classe
• préciser si la session est en présentiel ou en distanciel
• ajouter l’adresse ou le lien de visioconférence
• générer une invitation agenda pour les collaborateurs

Étape 5 – Envoyer les invitations

Vous envoyez un e-mail d’invitation personnalisé aux apprenants. Vous pouvez aussi décider d’envoyer une notification aux managers des apprenants, pour qu’ils soient informés. Votre session de formation est officiellement programmée !

3. Création d’une session “ouverte à l’inscription”

Dans ZOLA, vous pouvez créer :

• une session “classique” (vous sélectionnez les apprenants)
• ou une session ouverte à l’inscription (les collaborateurs s’inscrivent en autonomie depuis leur espace / le catalogue)

Pour découvrir cette fonctionnalité, voici une vidéo explicative : Créez une session ouverte à l'inscription

4. Suivi et pilotage de vos sessions

Toutes les sessions sont regroupées dans un tableau de bord. D’un coup d’œil, vous visualisez notamment :

• toutes les sessions
• les sessions en brouillon
• les sessions ouvertes à l’inscription
• les sessions en cours
• les sessions terminées
• les sessions annulées

Depuis le tableau des sessions, vous pouvez :

• filtrer les sessions (par statut, dates, etc.)
• créer des vues personnalisées selon vos besoins 

Ce tableau donne accès aux informations principales de chacune des sessions. En cliquant sur une session, vous accédez à plusieurs onglets de pilotage et à des informations détaillées.

Onglet Edition et Analyse

En cliquant sur une session, vous accédez au tableau de pilotage de la session. Ce tableau vous permet de :

• modifier les paramètres de la session à tout moment
• clôturer ou supprimer la session
• visualiser la notation apportée par les participants
• consulter la jauge de progression
• relancer les apprenants par e-mail si besoin

Onglet Apprenants et Coûts

• visualiser la liste des participants
• suivre les heures de formation réalisées
• valider (ou non) leur présence
• ajouter les coûts par collaborateur (transport, repas, etc.)
• télécharger la liste ou envoyer des relances

Onglet Administration

• renseigner les informations administratives : financements, plan de formation associé, organisme de formation, tags, etc.
• ajouter des demandes de formation pour les lier à la session de formation

Autres fonctionnalités disponibles dans une session

• Tâches liées à la session (article dédié)
• Espace documentaire pour partager les supports (article dédié)
• Questionnaires de satisfaction ou d’évaluation (article dédié)
• export des données de la session

Calendrier des sessions

Retrouvez également un calendrier global pour visualiser l’ensemble des sessions à venir.