Piloter votre campagne

1. Accéder à la page de pilotage

Pour accéder à la page de pilotage, rendez-vous dans le module Entretiens, puis ouvrez l’onglet Liste des campagnes. Sélectionnez ensuite la campagne que vous souhaitez suivre. Vous arrivez sur une page qui centralise toutes les informations de la campagne, ainsi que les actions pour la piloter au quotidien.

2. Tour d'horizon de la page de pilotage

La page de pilotage est organisée en plusieurs parties. Chaque partie a un objectif : vous donner de la visibilité sur l’avancement, puis vous permettre de faire des actions rapidement.

En-tête : informations de campagne et actions

En haut de page, vous retrouvez les informations principales de la campagne, par exemple :

• Le nom de la campagne et sa période.
• Le type de campagne (par exemple : Entretien professionnel, Entretien annuel).
• Le ou les responsables de la campagne.

Dans cette section, vous avez aussi accès à des actions pour garder la campagne à jour.

Modifier les paramètres de la campagne (si vous devez ajuster certains éléments côté configuration) :

• Le titre de la campagne.
• La description de la campagne.
• La date de fin des préparations.
• La date de fin des échanges.
• Les responsables de la campagne.
• Le type de campagne.
• Le déroulé de l’entretien (options de préparation).
• L’activation ou la désactivation du commentaire de signature.
• L’activation de l’option Alerte RH.
• Les paramètres liés aux objectifs (afficher ou non les moyennes pondérées et/ou non pondérées).
• Les paramètres liés à l’évaluation de compétences (rendre visibles ou non les résultats).
• Les paramètres liés aux demandes de formation (autoriser les demandes hors catalogue ou depuis le catalogue).

Clôturer la campagne pour marquer la fin officielle et figer le pilotage.

Tableau de suivi des entretiens

Ensuite, vous retrouvez le tableau de suivi des entretiens. Principe : une ligne correspond à un entretien.

Ce tableau vous sert à suivre, entretien par entretien :

• Où en est l’évalué.
• Où en est l’évaluateur principal.
• Si l’entretien a été planifié.
• Si l’entretien est finalisé et signé.

Vous verrez plusieurs statuts :

• Préparation : le collaborateur doit préparer son entretien.
• Préparation évaluateur : l’évaluateur doit préparer l’entretien.
• Avant échange : les préparations ont été effectuées par l’évalué et l’évaluateur, et l’entretien a été planifié.
• Échange : l’entretien est en phase d’échange.
• Signature : la signature du collaborateur et/ou de l’évaluateur est attendue.
• Alerte RH : l’évaluateur doit compléter les alertes RH. Cette étape n’est pas visible par le collaborateur.
• Terminé : toutes les actions demandées sur l’entretien ont été réalisées. Le PDF est accessible.

Tableaux de pilotage

Plus bas, vous retrouvez des tableaux de pilotage qui synthétisent l’état de la campagne.

• Répartition des entretiens par statut : en un clin d’œil, suivez l’état d’avancement global et identifiez les relances à effectuer.
• Suivi par groupe d’utilisateurs ou par évaluateur : suivez la planification et la finalisation des entretiens selon différents axes.
  

Paramétrages de la campagne

Enfin, en bas de page, vous retrouvez les paramétrages de la campagne. Cette section permet notamment de retrouver facilement :

• Le questionnaire qui a été utilisé pour lancer la campagne.

Journal de campagne

La page de pilotage contient aussi un onglet Journal de campagne.

Cet onglet vous permet de retracer tout ce qu’il s’est passé sur les entretiens associés :

• Les relances effectuées
• Les actions réalisées dans les entretiens (préparation, planification, signatures).
• Les modifications faites sur un entretien (par exemple un changement d’évaluateur).

Le journal est particulièrement utile pour :

• Comprendre rapidement qui a fait quoi, et quand.
• Garder une trace des relances déjà envoyées.

3. Actions à mener depuis la page de pilotage

Depuis la page de pilotage, vous pouvez effectuer des actions clés : relancer, ajouter des entretiens, et ajuster un entretien au cas par cas.

Relancer les évalués et/ou évaluateurs

Depuis la page de pilotage, vous pouvez relancer les évalués (et/ou les évaluateurs) selon différents critères.

Ajouter des entretiens après le lancement

Une campagne n’est pas forcément figée après son lancement.

Si besoin, vous pouvez ajouter des entretiens à une campagne déjà lancée, par exemple :

• En cas d’arrivée d’un collaborateur après le lancement.
• Si une personne a été oubliée lors du paramétrage initial.
• Si vous avez besoin de créer un entretien supplémentaire pour un cas spécifique.

Modifier un entretien

Depuis le tableau de suivi, vous pouvez ouvrir un entretien et accéder à des actions de modification.

Cela permet de corriger rapidement une situation sans recréer toute la campagne.

Par exemple :

• Changer l’évaluateur principal
• Changer l’évaluateur secondaire
• Planifier la date de l'entretien
• Rouvrir l'entretien --> Pour plus d'informations : Lien vers la FAQ
• Supprimer / Archiver l'entretien
• Modifier le poste de l'évalué (s'il y a une évaluation de compétences)
• Marquer l'entretien comme Fait --> Pour plus d'informations : Lien vers la FAQ

4. Prochaines étapes

• Analyser les données de votre campagne : Lien vers l'article
• Consulter la FAQ du module Entretien pour toutes vos questions → Lien vers la FAQ

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