🗂️ Lancer une campagne automatisée

Qu'est-ce qu'une campagne automatisée? 

Une campagne automatisée permet de déclencher des entretiens de manière continue, sans relancer manuellement une nouvelle campagne à chaque fois. Chaque jour, Zola passe en revue votre base utilisateurs et ajoute automatiquement ceux qui remplissent les critères que vous avez définis. 

💡 C’est la solution idéale pour les processus récurrents :

• Fin de période d’essai : un entretien se crée automatiquement à l’issue de la période d'essai.

• Entretiens professionnels : les collaborateurs sont ajoutés après la date d'anniversaire de leur dernier entretien professionnel / ou s'ils n'en ont jamais eu un. Les entretiens sont déclenchés au fil de l'eau, et non durant une période fixe pour tous.

• Onboarding : un entretien est prévu pour chaque nouvelle recrue après un délai choisi. 

Étape 1 – Choisir le questionnaire

Cette étape est identique au lancement d'une campagne classique. Vous choisissez la trame parmi les questionnaires que vous avez créés. 

Étape 2 – Configurer la campagne 

Configurez les paramètres habituels du lancement d'une campagne. 

Une petite différence toutefois ! Dans la partie "Chronologie", les dates à renseigner ne sont plus des dates fixes mais un nombre de jours à compter de la création de l'entretien : 

• Délai pour préparer l'entretien : par défaut, vos collaborateurs ont 14 jours pour préparer leur entretien. 
• Délai pour clôturer l'échange : par défaut, vos managers ont 30 jours pour mener l'entretien et finaliser l'échange. 
• Durée maximale de la campagne : à l'issue de ce nombre de jours, l'automatisation prend fin.
  • Votre campagne ne sera pas clôturée automatiquement, mais plus aucun entretien ne sera ajouté à la campagne. 
  • Votre campagne ne pourra pas durer plus de 365 jours. 

Étape 3 – Définir les règles d’inscription

Présentation des critères

Chaque jour, Zola vérifie si des collaborateurs remplissent vos conditions.
Ils sont alors automatiquement inscrits à la campagne et un entretien est créé. 

1. Ancienneté minimale

“Inscrire les collaborateurs après X jours dans l’entreprise.”

Exemples d’usage :

• Créer un entretien de fin de période d’essai 90 jours après l’arrivée.

• Lancer un entretien d’onboarding 45 jours après l’entrée. 

2. N’avoir jamais eu un type d’entretien

“Ajouter uniquement les collaborateurs qui n’ont jamais eu d’entretien de ce type.”

Exemples d’usage :

• Organiser un premier entretien professionnel / un bilan à 6 ans pour ceux qui n’en ont jamais eu 

3. Date du dernier entretien

“Ajouter les collaborateurs dont le dernier entretien d’un certain type remonte à plus de X jours.”

Exemples d’usage :

• Relancer un entretien professionnel tous les 2 ans (730 jours).

• Prévoir un entretien semestriel tous les 6 mois (180 jours). 

• Prévoir un entretien trimestriel tous les 3 mois (90 jours). 

4. Exclure certains collaborateurs

“Exclure des populations spécifiques via les champs personnalisés (CF).”

Exemples d’usage :

• Exclure les stagiaires ou alternants.

• Exclure une filiale ayant son propre processus d’entretien.

• Exclure un métier spécifique (ex. commerciaux ou développeurs). 

Exemples de combinaisons 

5. Gestion des doublons 

Cette option vous permet de décider si Zola peut ou non générer plusieurs entretiens pour un même collaborateur dans une même campagne automatisée. 

Fonctionnement : 

• Par défaut, les doublons sont désactivés : Si un entretien existe déjà pour un collaborateur dans la campagne, aucun nouvel entretien ne sera généré pour lui.

• Si vous activez les doublons : Un nouvel entretien sera créé pour chaque passage de la règle, même si un entretien existe déjà.

Étape 4 – Choisir les évaluateurs

Comme dans une campagne classique, vous choisissez qui seront les évaluateurs de l'entretien (principal ou secondaires) : 

• L'évaluateur principal peut être le N+1 ou le responsable RH. Il ne peut y en avoir qu'un. 

• L'évaluateur secondaire peut être le N+1 s'il n'est pas déjà principal, le responsable RH s'il n'est pas déjà principal, un responsable de groupe, un utilisateur désigné. Il peut y en avoir plusieurs. 

Étape 5 – Notifications

Comme pour une campagne classique, vous pouvez configurer les notifications des utilisateurs : 

• Par défaut, évalués et évaluateurs reçoivent un mail au moment de la génération 
• Au besoin, l'une, l'autre ou les deux notifications pourront être désactivées. 
• L'administrateur peut choisir s'il souhaite recevoir :
  • un mail qui récapitulera tous les entretiens ajoutés ce jour, s'il y en a eu 
  • un mail qui récapitule les éventuelles erreurs de génération, s'il y en a eu 

Suivre une campagne automatisée

Rendez-vous dans l'onglet "Journal de campagne" pour suivre :

• Les entretiens générés automatiquement 
• Les relances 
• Les éventuelles erreurs de générations 

En cas d'erreur (ex: un entretien n'a pas pu être généré car le collaborateur n'a pas d'évaluateur principal) : 

1.  Vous pouvez cliquer sur "Inscrire" et suivre les étapes d'ajout de l'entretien. 


2. Vous pouvez cliquer sur "Ignorer" et l'erreur sera considérée comme traitée. 

 

La fin d'une campagne automatisée

• À l'étape 2 du lancement de la campagne, vous choisissez la durée de votre campagne automatisée. Elle ne peut dépasser 365 jours. 
• Au-delà de ce délai, votre campagne sera pas clôturée automatiquement mais l'automatisation prendra fin, c'est-à-dire que plus aucun entretien ne sera ajouté dans la campagne. 

---

💡 Bonnes pratiques ! 

• Vous pouvez lancer plusieurs campagnes automatisées en même temps. 
• Si vous lancez une campagne automatisée qui évalue des compétences : 
  • C'est la dernière version du référentiel à jour qui sera utilisée pour la génération des futurs entretiens. 
  • Si des changements ont été effectués depuis le lancement, n'oubliez pas de cliquer sur "Mettre à jour" le référentiel, pour que la bonne version soit prise en compte.