Qu'est-ce qu'une campagne automatisée?
Une campagne automatisée permet de déclencher des entretiens de manière continue, sans relancer manuellement une nouvelle campagne à chaque fois. Chaque jour, Zola passe en revue votre base utilisateurs et ajoute automatiquement ceux qui remplissent les critères que vous avez définis.
💡 C’est la solution idéale pour les processus récurrents :
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Fin de période d’essai : un entretien se crée automatiquement à l’issue de la période d'essai.
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Entretiens professionnels : les collaborateurs sont ajoutés après la date d'anniversaire de leur dernier entretien professionnel / ou s'ils n'en ont jamais eu un. Les entretiens sont déclenchés au fil de l'eau, et non durant une période fixe pour tous.
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Onboarding : un entretien est prévu pour chaque nouvelle recrue après un délai choisi.
Étape 1 – Choisir le questionnaire
Cette étape est identique au lancement d'une campagne classique. Vous choisissez la trame parmi les questionnaires que vous avez créés.
Étape 2 – Configurer la campagne
Configurez les paramètres habituels du lancement d'une campagne.
Une petite différence toutefois ! Dans la partie "Chronologie", les dates à renseigner ne sont plus des dates fixes mais un nombre de jours à compter de la création de l'entretien :
- Délai pour préparer l'entretien : par défaut, vos collaborateurs ont 14 jours pour préparer leur entretien.
- Délai pour clôturer l'échange : par défaut, vos managers ont 30 jours pour mener l'entretien et finaliser l'échange.
- Durée maximale de la campagne : à l'issue de ce nombre de jours, l'automatisation prend fin.
- Votre campagne ne sera pas clôturée automatiquement, mais plus aucun entretien ne sera ajouté à la campagne.
- Votre campagne ne pourra pas durer plus de 365 jours.
Étape 3 – Définir les règles d’inscription
Présentation des critères
Chaque jour, Zola vérifie si des collaborateurs remplissent vos conditions.
Ils sont alors automatiquement inscrits à la campagne et un entretien est créé.
1. Ancienneté minimale
“Inscrire les collaborateurs après X jours dans l’entreprise.”
Exemples d’usage :
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Créer un entretien de fin de période d’essai 90 jours après l’arrivée.
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Lancer un entretien d’onboarding 45 jours après l’entrée.
2. N’avoir jamais eu un type d’entretien
“Ajouter uniquement les collaborateurs qui n’ont jamais eu d’entretien de ce type.”
Exemples d’usage :
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Organiser un premier entretien professionnel / un bilan à 6 ans pour ceux qui n’en ont jamais eu
Attention ! Cette règle ne peut pas être utilisée seule — elle doit être combinée avec la règle d’ancienneté.
3. Date du dernier entretien
“Ajouter les collaborateurs dont le dernier entretien d’un certain type remonte à plus de X jours.”
Exemples d’usage :
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Relancer un entretien professionnel tous les 2 ans (730 jours).
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Prévoir un entretien semestriel tous les 6 mois (180 jours).
- Prévoir un entretien trimestriel tous les 3 mois (90 jours).
4. Exclure certains collaborateurs
“Exclure des populations spécifiques via les champs personnalisés (CF).”
Exemples d’usage :
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Exclure les stagiaires ou alternants.
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Exclure une filiale ayant son propre processus d’entretien.
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Exclure un métier spécifique (ex. commerciaux ou développeurs).
Bon à savoir ! Les exclusions fonctionnent selon une logique "OU" :
Si vous sélectionnez “Cadres” et “Marseille”, tous les collaborateurs appartenant à l’un ou l’autre seront exclus.
Exemples de combinaisons
| Cas d'usage | Critères à activer | Configuration conseillée | Objectifs |
| Planifier un entretien de fin de période d'essai | Ancienneté seule | Inscrire les collaborateurs 60 ou 90 jours après leur arrivée | Créer un entretien de fin de période d’essai sans action manuelle |
| Assurer le suivi des entretiens obligatoires (professionnels / bilan à 6 ans) pour tous les collaborateurs | Ancienneté / N'ayant jamais eu d'entretien ou Dernier entretien | Inscrire les collaborateurs ayant 730 jours d'ancienneté et n'ayant jamais eu d'entretien de type "Entretiens professionnels" OU Les collaborateurs dont le dernier entretien de type "Entretiens professionnels" remonte à 730 jours. |
Assurer le suivi continu des collaborateurs : relances périodiques, rattrapage des entretiens manqués ou oubliés |
| Planifier des points de suivi fixes | Dernier entretien | Inscrire les collaborateurs dont le dernier "Entretien semestriel" remonte à 180 jours. | Maintenir un suivi régulier entre le collaborateur et son manager sans charge manuelle. |
| Entretien d'intégration pour les nouveaux arrivants | Ancienneté + filtres d'exclusion | Inscrire les collaborateurs 45 jours après leur arrivée en excluant les stagiaires et les alternants | Organiser un bilan d'intégration ciblé sur les nouveaux collaborateurs |
5. Gestion des doublons
Cette option vous permet de décider si Zola peut ou non générer plusieurs entretiens pour un même collaborateur dans une même campagne automatisée.
Fonctionnement :
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Par défaut, les doublons sont désactivés : Si un entretien existe déjà pour un collaborateur dans la campagne, aucun nouvel entretien ne sera généré pour lui.
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Si vous activez les doublons : Un nouvel entretien sera créé pour chaque passage de la règle, même si un entretien existe déjà.
Étape 4 – Choisir les évaluateurs
Comme dans une campagne classique, vous choisissez qui seront les évaluateurs de l'entretien (principal ou secondaires) :
- L'évaluateur principal peut être le N+1 ou le responsable RH. Il ne peut y en avoir qu'un.
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L'évaluateur secondaire peut être le N+1 s'il n'est pas déjà principal, le responsable RH s'il n'est pas déjà principal, un responsable de groupe, un utilisateur désigné. Il peut y en avoir plusieurs.
Attention ! Si Zola ne trouve pas d'évaluateur principal pour un entretien, alors l'entretien ne pourra être ajouté à la campagne.
Vous serez notifié par mail de cette erreur et pourrez ajouter manuellement l'utilisateur à la campagne, en lui assignant un évaluateur.
Étape 5 – Notifications
Comme pour une campagne classique, vous pouvez configurer les notifications des utilisateurs :
- Par défaut, évalués et évaluateurs reçoivent un mail au moment de la génération
- Au besoin, l'une, l'autre ou les deux notifications pourront être désactivées.
- L'administrateur peut choisir s'il souhaite recevoir :
- un mail qui récapitulera tous les entretiens ajoutés ce jour, s'il y en a eu
- un mail qui récapitule les éventuelles erreurs de génération, s'il y en a eu
Suivre une campagne automatisée
Rendez-vous dans l'onglet "Journal de campagne" pour suivre :
- Les entretiens générés automatiquement
- Les relances
- Les éventuelles erreurs de générations
En cas d'erreur (ex: un entretien n'a pas pu être généré car le collaborateur n'a pas d'évaluateur principal) :
1. Vous pouvez cliquer sur "Inscrire" et suivre les étapes d'ajout de l'entretien.
2. Vous pouvez cliquer sur "Ignorer" et l'erreur sera considérée comme traitée.
La fin d'une campagne automatisée
- À l'étape 2 du lancement de la campagne, vous choisissez la durée de votre campagne automatisée. Elle ne peut dépasser 365 jours.
- Au-delà de ce délai, votre campagne sera pas clôturée automatiquement mais l'automatisation prendra fin, c'est-à-dire que plus aucun entretien ne sera ajouté dans la campagne.
💡 Bonnes pratiques !
- Vous pouvez lancer plusieurs campagnes automatisées en même temps.
- Si vous lancez une campagne automatisée qui évalue des compétences :
- C'est la dernière version du référentiel à jour qui sera utilisée pour la génération des futurs entretiens.
- Si des changements ont été effectués depuis le lancement, n'oubliez pas de cliquer sur "Mettre à jour" le référentiel, pour que la bonne version soit prise en compte.