Qu'est-ce que le passeport habilitation?

Objectif du passeport d’habilitation

Le passeport d’habilitation vous permet de générer un document PDF (attestation) pour prouver qu’un·e collaborateur·rice dispose bien des habilitations requises (ex : habilitations électriques, SST, etc.). Ce document peut être utile pour répondre à des exigences réglementaires ou à des demandes de prestataires.

Prérequis

Avant de générer un passeport, assurez-vous que :

• Vos habilitations sont créées et correctement renseignées (durée de validité, etc.).
• Les habilitations des collaborateur·rice·s sont bien à jour (obtenues via vos sessions / imports, selon votre organisation).

Où trouver la fonctionnalité ?

Rendez-vous dans : Formations > Habilitations > Passeport d’habilitation.

Étape 1 — Créer un template de passeport

Les passeports sont générés à partir d’un template.

1. Cliquez sur Créer un template.
2. Renseignez le titre du template (ex : Autorisation d’accès sur site).
3. Sélectionnez la ou les habilitations concernées par ce passeport.
4. Choisissez le·la signataire par défaut.
5. Ajoutez la signature du/de la signataire.
   • 💡 Astuce : uploader une signature permet d’éviter de solliciter la personne à chaque génération.
6. (Optionnel) Ajoutez une note d’information complémentaire (ex : engagements de l’entreprise en matière de conformité).
7. Cliquez sur Sauvegarder.

Étape 2 — Générer un passeport pour un collaborateur

1. Depuis le tableau des templates, cliquez sur Créer un passeport.
2. Sélectionnez le/la collaborateur·rice concerné·e.
3. Le PDF est généré automatiquement.
4. Téléchargez le fichier pour l’envoyer, l’imprimer ou le transmettre.

À savoir (important)

• Le passeport est un document éphémère : une fois téléchargé, il n’est pas stocké automatiquement dans l’espace Admin ou dans l’espace Collaborateur.
• Si vous devez le conserver dans Zola, il faut l’uploader manuellement dans un emplacement dédié (ex : Documents collaborateur, selon votre organisation).
• Vous pouvez regénérer un passeport à tout moment depuis le template.

Bonnes pratiques

• Créez plusieurs templates selon vos cas d’usage (ex : site industriel, habilitations électriques, secourisme, etc.).
• Nommez clairement vos templates pour que les équipes les retrouvent facilement.
• Vérifiez régulièrement que les habilitations associées au template correspondent bien au besoin (évolution de normes, changement de périmètre, etc.).

Questions fréquentes

• Le collaborateur peut-il retrouver son passeport dans son espace ?

  Non, le passeport n’apparaît pas automatiquement côté collaborateur : il est généré à la volée par un·e RH/Admin, puis téléchargé.

• Puis-je retrouver la liste de tous les passeports déjà générés ?

  Non, car les passeports ne sont pas historisés après téléchargement. En revanche, vous pouvez les regénérer à tout moment.